Klynge VVK's principper for kommunikation og forældresamarbejde i Aula

Formål

Institutionen og klyngen skal sammen med forældrene give børn/unge omsorg og understøtte det enkelte barns/unges trivsel, læring, udvikling og dannelse samt bidrage til, at børn/unge får en god og tryg opvækst.
I klynge VVK skal den digitale kommunikation mellem institution og hjem være med til at sikre det gode samarbejde mellem forældre og institution så alle børn/unge trives og udvikles.

Derfor er vores mål:

• At alle forældre og medarbejdere kender institutionen/klyngens retningslinjer for, hvordan vi kommunikerer digitalt
• At det er enkelt og forudsigeligt for alle forældre at holde sig opdateret omkring de praktiske dele af deres barns dag i institutionen
• At forældrene orienterer institutionen om væsentlige forhold i familien, som har betydning for barnets/den unges dag i institutionen

Principper for vores brug af Aula

Aula er en digital kommunikationsplatform for medarbejdere og forældre. Kommunikationen i Aula supplerer de fysiske møder og samtaler. Aula sikrer, at vi behandler informationer om børn og unge sikkert og er stedet, hvor vi deler dokumenter og informationer med personfølsomme oplysninger. Hvis der sendes en besked med personfølsomme eller fortrolige oplysninger, skal der vælges "marker som følsom". Følsomme og fortrolige personoplysninger er fx informationer om CPR-nummer, private forhold, helbredsoplysninger, religiøs overbevisning etc.

Vi anvender ikke Aula til at løse konflikter eller til personlig kritik af medarbejdere, andre forældre eller børn. Utilfredse forældre tage først direkte kontakt til relevante medarbejdere for sammen at løse eventuelle utilfredsheder. Løses problemet ikke her tages der kontakt til den pædagogiske leder og sidst eventuelt klyngeleder med fokus på løsning af problemet.

Dialoger om børn og unges trivsel foregår ikke via Aula men via relationel møde/samtale. Dog vil det for forældre til børn og unge i fritidscenteret være naturligt at påbegynde kommunikation om barnet/den unges trivsel, da de ikke møder medarbejderne regelmæssigt.

For at sikre den gode dialog på Aula, opfordrer vi til at:

• Skrive beskeder i en anerkendende og positiv tone
• Overveje dit ordvalg og skriv aldrig i affekt
• Undgå brug af ironi og indforståede vendinger
• Målrette beskeder og henvendelser til relevante modtagere
• Hvor det er information, bruges opslag hvor der ikke kræves et svar
• Hvor det er dialog, bruges mail som opfordrer til et svar fra modtager

Institutionens ansvar

• Institutionen holder forældrene opdaterede om børnenes trivsel, udvikling og læring. Det sker primært til forældremøder og samtaler. Større arrangementer og møder vil fremgå i kalenderen i Aula
• Institutionen tager personlig kontakt til forældre, hvis der opstår bekymring om barnets/den unges trivsel. Institutionen kontakter forældre mundtligt forud for indkald til samtaler, og evt. bekræfter aftaler med besked i Aula
• Institutionen og medarbejderne har ansvaret for, at kommunikationen i Aula følger klyngens principper, så forældre kan og vil bruge Aula
• Institutionen har ansvar for at hjælpe alle forældre på Aula
• Institutionen laver opslag med praktiske informationer om hverdagen i institutionen
• Der vil løbende være mulighed for at orientere sig om institutionens pædagogiske praksis i galleriet
• Det er medarbejderne som svarer på beskeder indenfor institutionens åbningstid
• Vi tilstræber at besvarer beskeder til leder hurtigst muligt. Ved akutte henvendelser der ikke kan vente, er det muligt at kontakte institutionen telefonisk
• Den enkelte institution formidler principperne til forældre og medarbejdere
• Ved institutionsstart afstemmes brug af Aula med forældrene

Forældrenes ansvar

• Forældre bør orientere sig dagligt i Aula
• Forældre holder institutionen orienteret om væsentlige forhold i familien, som har betydning for barnets trivsel enten personlig eller via matriklens fælles postkasse
• Forældre holder sig orienteret om institutionens hverdag og begivenheder gennem opslag i overblikket i Aula
• Forældre holder sig orienteret i kalenderen i Aula
• Forældre kan orientere sig om det pædagogiske arbejde og dagligdag i galleri i Aula

Sådan kontakter forældrene institutionen i Aula

• Institutionens medarbejdere kontaktes via beskedsystemet, hvor der skrives til matriklens fælles postkasse
• Den pædagogiske leder og eventuelt klyngeleder kan kontaktes via beskedsystemet
• Forældreråds- institutionens bestyrelsesrepræsentanter kan kontaktes via beskedsystemet. I fælles filer vil klyngens bestyrelsesoversigt kunne søges frem

Forældreråd og forældrebestyrelsens ansvar

• Forældrerådet drøfter og udarbejder efter behov lokale konkretiseringer på baggrund af principperne. Vær opmærksom på ved behov for lokale konkretiseringer af principperne at det bliver vanskeligt for forældre at holde styr på hvilke regler der gælder for brugen af Aula, hvis de har flere børn i forskellige institutioner og skoler. For forældrene vil al info ligge i samme indgang til Aula og de vil ikke naturligt tænke over, om de kommunikerer med skolen eller den ene eller anden institution
• Forældrebestyrelsen drøfter en gang årligt principperne, hvor der bl.a. evalueres: om principperne er kendte? Om de bruges efter hensigten? Om der er behov for justeringer?